Rechnungsstellung, Mahnprozesse, Zahlungszuordnung, viele Beteiligte und sensible Daten: Uns ist bewusst, dass Vertrauen in unsere Accounts-Receivable-Software und in masirotalve.sbs nur entstehen kann, wenn nachvollziehbar ist, wie wir mit personenbezogenen Informationen umgehen. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Daten wir bei der Nutzung unserer Website und im Rahmen der Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher rechtlichen Grundlage dies beruht und welche Rechte Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung und den einschlägigen deutschen Regelungen haben. Wir möchten, dass Sie unsere Erläuterungen als Grundlage für eine sachliche Entscheidung nutzen können, wie Sie mit uns zusammenarbeiten und welche Daten Sie uns anvertrauen.

Welche Informationen wir erheben

Je nachdem, wie Sie masirotalve.sbs nutzen und in welcher Beziehung Ihr Unternehmen zu uns steht, verarbeiten wir unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten, stets mit dem Ziel, nur diejenigen Informationen zu erfassen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

• Wenn Sie Formulare auf unserer Website ausfüllen, etwa um eine Demo anzufragen, ein Projektgespräch vorzuschlagen oder allgemeine Fragen zu unserem Forderungsmanagement zu stellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten wie Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und den Inhalt Ihrer Nachricht. Diese Informationen nutzen wir, um Ihr Anliegen zu verstehen, intern der passenden Ansprechperson zuzuordnen und mit Ihnen in Kontakt zu treten, gegebenenfalls auch telefonisch, wenn Sie eine entsprechende Nummer angegeben haben.
• Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig aktiv Informationen übermitteln, erheben wir automatisch bestimmte technische Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dazu zählen insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seiten, übertragene Datenmenge, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die Website, von der der Zugriff erfolgt. Diese Protokolldaten benötigen wir, um die Stabilität, Sicherheit und technische Funktionsfähigkeit unseres Angebots sicherzustellen und um Nutzungsfehler zu analysieren.
• Im Rahmen der Bereitstellung und Verbesserung unserer Accounts-Receivable-Software können wir personenbezogene Daten von Nutzenden verarbeiten, die im Auftrag ihrer Unternehmen mit Masirotalve arbeiten, beispielsweise Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Rollen und Aktivitäten innerhalb der Anwendung. Diese Informationen verwenden wir, um Zugänge zu verwalten, Supportanfragen zu beantworten, Sicherheitsvorfälle zu untersuchen und die Nutzung unserer Funktionen zu verstehen, soweit dies für Betrieb und Weiterentwicklung erforderlich ist.
• Sofern Sie unseren Newsletter oder vergleichbare Informationsformate abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben, um Ihnen in angemessenen Abständen Informationen zu Produktneuigkeiten, Änderungen unserer Prozesse oder Einblicke in das Forderungsmanagement zuzusenden. Wir dokumentieren dabei auch, ob und wann Sie Ihre Einwilligung erteilt oder widerrufen haben, und können in aggregierter Form auswerten, wie häufig Inhalte geöffnet werden, um unser Informationsangebot zu verbessern.

Wie wir personenbezogene Daten nutzen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Website bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, unsere Accounts-Receivable-Software zu betreiben und weiterzuentwickeln sowie rechtliche Pflichten zu erfüllen, wobei wir uns stets fragen, welche Informationen für den jeweiligen Zweck wirklich erforderlich sind.

• Wir nutzen personenbezogene Daten, um Anfragen zu unserer Accounts-Receivable-Software zu beantworten, Gespräche vorzubereiten, Verträge mit Unternehmen anzubahnen oder zu erfüllen und Support- sowie Serviceleistungen bereitzustellen. Dazu gehört auch, dass wir Kommunikationsverläufe dokumentieren, um Rückfragen effizient klären zu können und bei Folgeterminen auf bereits besprochene Inhalte zurückzugreifen, ohne dass Sie alle Informationen erneut bereitstellen müssen.
• Zur Bereitstellung und Absicherung unserer Website und Anwendungen verarbeiten wir technische Protokolldaten, um die Stabilität der Systeme zu gewährleisten, Fehlfunktionen zu erkennen und Sicherheitsvorfälle zu untersuchen. Diese Verarbeitung dient unter anderem dazu, Angriffe abzuwehren, Missbrauch zu verhindern und die Integrität der von uns betriebenen Dienste zu schützen, was sowohl in unserem Interesse als auch im Interesse unserer Nutzenden liegt.
• Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Kontaktdaten, um Ihnen in angemessenem Umfang Informationen über Aktualisierungen unserer Software, relevante Änderungen im Umgang mit Forderungsmanagement oder Einladungen zu thematisch passenden Veranstaltungen zu senden. Dabei achten wir darauf, Inhalte so auszuwählen, dass sie für Personen mit Verantwortung im Finanzbereich nachvollziehbar und nützlich sind, und bieten Ihnen jederzeit die Möglichkeit, sich von solchen Informationen abzumelden.
• In aggregierter und, soweit möglich, pseudonymisierter Form werten wir Nutzungsdaten aus, um zu verstehen, welche Bereiche unserer Website und unserer Software besonders häufig genutzt werden, wo wiederkehrende Fragen auftreten und an welchen Stellen Anpassungen sinnvoll sein könnten. Diese Analysen helfen uns, Funktionen zu verbessern, Benutzeroberflächen klarer zu gestalten und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie für Accounts-Receivable-Teams im Alltag den größten Mehrwert bieten.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine gültige Rechtsgrundlage besteht, die sich in der Regel aus der Datenschutz-Grundverordnung und den ergänzenden nationalen Vorschriften ergibt, wobei wir die jeweiligen Zwecke und Interessen sorgfältig gegeneinander abwägen.

Weitergabe von Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies für die Bereitstellung unserer Dienste, für den Betrieb dieser Website, für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten oder auf Basis Ihrer Einwilligung erforderlich ist, und achten darauf, dass jede Weitergabe klar begründet und dokumentiert ist.

• Für den technischen Betrieb unserer Website, die Bereitstellung unserer Accounts-Receivable-Software und die Unterstützung unserer internen Abläufe setzen wir Dienstleister ein, etwa Hosting-Anbieter, Anbieter von Support- und Ticketsystemen oder IT-Dienstleister. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, die sie zur Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen verpflichten. Wir wählen diese Partner sorgfältig aus, überwachen ihre Leistungen in angemessenem Rahmen und beschränken den Zugriff auf die Daten auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß.
• Soweit es zur Abwicklung von Vertragsbeziehungen mit Ihrem Unternehmen erforderlich ist, können personenbezogene Daten von Ansprechpersonen innerhalb Ihrer Organisation an interne Stellen weitergegeben werden, etwa an unser Finanzteam, unseren Vertrieb oder unseren Support, damit diese ihre Aufgaben erfüllen können. In Einzelfällen kann es zudem notwendig sein, Informationen mit externen Beraterinnen oder Beratern zu teilen, beispielsweise mit Rechts- oder Steuerberatung, sofern dies zur Klärung konkreter Fragestellungen im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung erforderlich ist und geeignete Vertraulichkeitsvereinbarungen bestehen.
• In bestimmten Fällen können wir gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche Stellen zu übermitteln, etwa im Rahmen von Auskunfts- oder Mitwirkungspflichten. Darüber hinaus behalten wir uns vor, Informationen offenzulegen, wenn dies zur Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist oder um Missbrauch, Sicherheitsvorfälle oder Verstöße gegen vertragliche Pflichten zu untersuchen. In solchen Situationen prüfen wir sorgfältig, ob die Voraussetzungen einer zulässigen Übermittlung vorliegen und beschränken den Umfang der weitergegebenen Daten auf das notwendige Minimum.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen, insbesondere im sensiblen Umfeld von Finanz- und Kontaktdaten. Dazu gehören unter anderem verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffskonzepte, Protokollierungen relevanter Zugriffe sowie regelmäßige Überprüfungen unserer Sicherheitsvorkehrungen. Unsere Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich auf Datenschutz verpflichtet und nur in dem Umfang eingebunden, der für die Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist, dennoch kann ein absoluter Schutz vor allen Risiken nach dem Stand der Technik nicht zugesagt werden.

Ihre Rechte

Als betroffene Person im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie verschiedene Rechte, die Ihnen ermöglichen, Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu nehmen, ihre Rechtmäßigkeit zu überprüfen und gegebenenfalls Korrekturen oder Einschränkungen zu verlangen.

• Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und, falls dies der Fall ist, welche Informationen dies im Einzelnen sind, zu welchen Zwecken sie genutzt werden, aus welchen Quellen sie stammen und an welche Empfängerinnen oder Empfänger sie übermittelt wurden oder noch werden. Zudem können Sie Auskunft über die geplante Speicherdauer oder die Kriterien für deren Festlegung verlangen, um die Verarbeitung besser einordnen zu können.
• Wenn Sie feststellen oder der Ansicht sind, dass zu Ihrer Person gespeicherte Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie von uns die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung verlangen. Wir werden entsprechende Korrekturen vornehmen und, soweit rechtlich erforderlich, Empfängerinnen und Empfänger informieren, denen wir die betroffenen Daten zuvor offengelegt haben, damit auch dort eine Aktualisierung erfolgen kann, sofern dies möglich und zumutbar ist.
• Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, etwa wenn die Informationen für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben oder Sie wirksam Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen eingelegt haben. Dieses Recht besteht jedoch nicht, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere überwiegende Gründe entgegenstehen, in solchen Fällen schränken wir die Verarbeitung nach Möglichkeit ein, anstatt eine vollständige Löschung vorzunehmen.
• Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken, etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie die Löschung jedoch ablehnen oder wir die Daten zwar nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. In diesem Fall werden die betroffenen Daten gekennzeichnet und nur noch für die genannten Zwecke verarbeitet, bis die Einschränkung aufgehoben wird.

Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf masirotalve.sbs Cookies und ähnliche Technologien, um die Website bereitzustellen, ihre Nutzung zu analysieren und Inhalte anzuzeigen, die für Besucherinnen und Besucher im Kontext von Rechnungsstellung, Mahnläufen und Zahlungszuordnung relevant sein können. Notwendige Cookies stellen grundlegende Funktionen sicher, während optionale Cookies nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt werden, die Sie jederzeit über das Cookie-Banner oder Ihre Browsereinstellungen anpassen können.

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Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte haben, können Sie sich jederzeit über die unten angegebenen Kontaktdaten an uns wenden, wir prüfen Ihr Anliegen sorgfältig und melden uns mit einer sachlichen, nachvollziehbaren Rückmeldung bei Ihnen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir entwickeln unsere Accounts-Receivable-Software und unsere internen Prozesse kontinuierlich weiter, und auch gesetzliche Vorgaben sowie behördliche Empfehlungen zum Datenschutz ändern sich im Laufe der Zeit. Daher behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn neue Verarbeitungen hinzukommen, bestehende Prozesse verändert werden oder sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf masirotalve.sbs abrufbar und mit einem Aktualisierungsdatum versehen, frühere Versionen werden von uns archiviert. Wir empfehlen Ihnen, diese Hinweise in angemessenen Abständen zu prüfen, insbesondere bevor Sie neue Funktionen nutzen oder uns zusätzliche Daten übermitteln.